買掛金を管理する必要性とは？必要な知識からおすすめ方法までを紹介|ライト・コミュニケーションズ

会社の経理を担当していると、買掛金の管理について疑問を持つ事もあるでしょう。買掛金の管理は、クリーンな経理管理を目指すだけでなく、会社にとってのメリットにもつながる大切な経理業務です。

今回は、買掛金の管理を行う上で知っておきたい知識・スキルや、管理表を作成する際に記入する項目、買掛金を管理するメリットを解説します。会社の経理を担当している人は、ぜひ参考にしてください。

買掛金とは、商品の仕入を現金ではなく掛取引で行った際に用いる勘定科目です。一般的に、仕入を行った月は買掛金で仕訳を行い、翌月など支払いが完了した時点で買掛金が減少する仕組みです。

以下の表は、掛で仕入れを行った際の仕訳です。

売掛金の管理も買掛金と同様に、売上時と入金時にそれぞれ売掛金に関する仕訳が必要となります。

買掛金の管理を行うにあたって、求められる資格やスキルはありません。買掛金の管理は、主に「取引内容の仕訳」「買掛金の計上」「買掛金台帳や仕入先元帳への転記」の3つです。一連の流れがイメージできていれば、経理経験や実務経験がなくても問題なくこなせます。

ただし、企業によって「受取基準」「検収基準」などが決まっているため、仕入を計上するタイミングや会計処理の方法については、事前確認が必須です。

買掛金の管理は、特別な知識がなくてもできる仕事です。ただし、仕入先によっては振込手数料の負担や値引き・割戻しなどが発生する事もあり、会計上どのように取り扱うべきか認識しておく必要があります。

買掛金管理表は、買掛帳とも呼ばれる補助簿の一つです。買掛金の管理が間違いなく行われているかどうかチェックする役割もあり、支払い忘れを防ぐためにも記録が欠かせません。

管理表を作成する際には、以下の項目を忘れずに記入しましょう。

管理表は月次集計を行い、四半期もしくは年間でまとめる事が一般的です。摘要欄には、「追加」「欠品補充」など特筆すべき点を記しておけば、仕入状況を確認する際にも役立ちます。 正確な勘定科目（相手科目）がわからなければ、上司や会計士に相談する事がおすすめです。

また、管理表は得意先ごとに作成し、月末にはそれぞれの管理表の残高合計が総勘定元帳の買掛金残高と一致しているかを確かめる必要があります。金額が一致しなければ、記入ミスが考えられるため、伝票や仕訳帳にミスがないか必ずチェックしましょう。

管理表を作成する際には、利便性に優れたツールを活用する事がおすすめです。「専用会計ソフトのパッケージ版またはクラウド版」「フリーソフト」などを用いれば、買掛金の管理がしやすくなります。

ただし、フリーソフトには機能が制限されているケースもあり、使い勝手が悪く感じる事も少なくありません。

他にも、オフィスソフトのワードやエクセルの活用によって、専門的な知識がない人でもスムーズに買掛金の管理を行う事ができます。テンプレートをダウンロードして必要な項目を追加しカスタマイズすれば、さらに使いやすい管理表を作成する事が可能です。

買掛金は仕入債務に分類されるため、徹底した管理が大事です。買掛金を管理する事によって、社内はもちろん取引先への影響も含めたメリットを得る事ができます。

では、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
ここからは、買掛金の管理によって得られるメリットを具体的に解説します。

「売上を伸ばす対策」や「売掛金の早期回収に向けた交渉」など、資金繰りのための行動を早期に始められる事は、買掛金の管理によって得られるメリットの一つです。

仕入コストと売上の増減を照らし合わせ、仕入コストが経営を圧迫しているようであれば、仕入の調整や売上を伸ばす対策が求められます。買掛金の支払い時期を変更するという方法もありますが、取引開始後に買掛金の支払い条件を変更すると、業績悪化を疑われかねません。

売掛金の回収を手形で行っている会社は、資金繰りのために現金回収を目指す事も大切です。手形を裏書手形として取引先に譲渡したり、手形を期日前に割引いて支払いに充てたりする事もできますが、手間や手数料がかかり業務効率が悪くなります。

スムーズな資金繰りや経営状況の可視化のためにも、買掛金や売掛金の管理は必須です。業務効率化や資金繰りの早期開始によって、会社が得られるメリットはさらに大きくなるでしょう。

買掛金の管理によって得られるメリットの二つ目は、取引先からの信用度がアップする点です。当然、信用がなければ会社の経営は成り立ちません。会社の経理担当者は、買掛金管理の重要性を理解しておきましょう。

取引先ごとに買掛金の金額や期日をしっかり管理されている会社なら、支払いに関わる失敗を未然に防げます。また、売掛金の管理もあわせて行う事で、二重請求や請求額の間違いの早期発見が可能です。

一方、買掛金の管理ができていなければ、支払いを忘れたり他の取引先の買掛金と混同したりといったトラブルが起こるリスクが高まります。取引先が複数ある会社ほど、買掛金管理表を充実させておく事が大切です。

取引先との信頼関係を築き保つためにも、日常経理である買掛金と売掛金の管理は徹底しましょう。

仕入先や取引先の数が多く、日次業務が負担になっているようであれば、記帳代行会社を導入するという手もあります。前述した経理ソフトなどのツールに費用をかけるのではなく、買掛金の管理自体を代行業者に依頼するという発想です。
代行会社に依頼すれば、経理担当者の負担が軽減でき、時間と人に余裕が生まれます。

また、取引会社すべての債権を把握してくれるため、債権の消滅時効や黒字倒産のリスク回避にも効果的です。債務が回収されずに残り続けると、税務署の調査指導が入る事も考えられますが、代行会社の経理サポートがあれば指導対象になる可能性も低くなるでしょう。

一方、代行会社が買掛金の管理を行う事で、起こり得るデメリットもいくつかあります。

まず一つ目は、ノウハウを持つ人が社内にいなくなる事です。買掛金の状況をはっきりさせる目的として、短期的に代行会社を活用するのであれば問題ありませんが、長期的に依頼するとなれば経営に支障をきたす可能性があります。

二つ目は、代行会社の料金設定によっては、費用が割高になる事です。取引先ごとに費用が発生する事が原因で高額になってしまったり、他の記帳依頼も追加して事務処理コストがかかりすぎたりするケースも少なくありません。

買掛金や売掛金の管理を行うスタッフを雇用するか、代行会社を利用するかは、メリットとデメリットを比較した上で慎重に検討する必要があります。無料相談を行っている代行会社を利用する事で、コストをかけずに経理処理の効率化をチェックできるでしょう。

買掛金の管理に特別な知識やスキルは不要です。また、買掛金の管理に必要な買掛金管理表は、フリーソフトやオフィスソフトで簡単に作成できます。
ただし、取引先の数や取引が頻繁に行われる場合は、日次業務の負担が大きくなる事も少なくありません。

買掛金の管理は、資金繰りや取引先からの信頼度アップなど会社経営にとってメリットが大きい業務です。日次業務に手が回らず、専門知識がある人に管理してほしい場合は、代行会社への依頼を検討してみましょう。