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会社経営において「経費」は必ず発生します。経費を精算するためには仕訳を行い、仕訳帳や経費帳へ記帳しなければなりません。しかし、「正しい仕訳方法がわからない」「仕訳帳への書き方が掴めていない」という人は多いでしょう。
そこで、当記事では経費精算における仕訳方法や、仕訳帳・経費帳への記入方法、経費として仕訳できる勘定項目を解説します。記帳代行サービスを利用するメリットについてもまとめました。経費精算で不明点がある人は、ぜひ当記事を参考にしてください。
1.経費を精算した時の仕訳方法
通常、業務上発生した費用を社員が立て替えた場合、会社は経費として精算します。経費とは、事業活動を行うために使用した費用のことです。
経費精算を行うためには、「支払日」「支払先」「支払内容」「金額」の明確な情報が必要となります。しかし、経費精算に必要な情報を知っていても、仕訳帳や経費帳への正しい記入方法がわからない人もいるでしょう。
ここでは、経費精算の仕訳方法について説明します。
1-1.仕訳帳への記入方法
仕訳帳は、日付順に仕訳を記録する帳簿です。仕訳帳を記入する場合は、借方に「経費の勘定科目」と「金額」を、貸方に「支払い手段の勘定項目」と「金額」を振り分けて記録します。借方と貸方の金額は、必ず同額にならなければなりません。
| 日付 |
経費精算日 |
| 借方 |
経費の勘定科目 |
金額 |
| 貸方 |
現金や当座預金、未払金など |
金額 |
仕訳帳に記入する日付は、社員が立て替えた日ではなく、経費を精算した日です。決算日までに精算できない場合は「未払金」として処理することとなります。
ここからは、具体的な例を用いて仕訳帳の記入方法を説明します。
①11月10日に1,000円の文房具を現金で購入したケース
| 日付 |
11/10 |
| 借方 |
消耗品費 |
1,000 |
| 貸方 |
現金 |
1,000 |
文房具は消耗品となるため、借方における経費の勘定科目は「消耗品費」となります。貸方の相手科目には支払い手段である「現金」を記入します。
②11月25日に社員に給料200,000円を支給するにあたり、源泉所得税及び社会保険料20,000円を控除した180,000円を社員の口座に入金したケース
| 日付 |
11/25 |
| 借方 |
給料 |
200,000 |
| 貸方 |
当座預金 |
180,000 |
| 預り金 |
20,000 |
借方における経費の勘定科目は「給料」となります。貸方の相手科目は「当座預金」となりますが、金額は社員に支払った「180,000（円）」と記載します。控除分である20,000円は会社が一時的に預かるお金となるため、「預り金」として処理します。
1-2.経費帳への記入方法
経費帳とは、商品の仕入代金以外の経費を勘定科目ごとに記録する帳簿で、補助簿のひとつです。経費帳では、勘定科目ごとにページを分けて日付順に記入します。
個人事業主が確定申告する際、白色申告と青色申告のいずれの場合でも経費帳の作成が義務付けられています。適正な経費申告ができるようになれば節税効果が見込めるため、経費帳への記入方法はマスターしておきましょう。
ここからは、「消耗品費」を例に実際の記入方法を説明します。
1月10日に文房具1,000円を現金で、1月11日に電球2,000円をクレジットカードで購入したケース
| 日付 |
1/10 |
1/11 |
| 摘要 |
文房具 |
電球 |
| 金額 |
現金 |
1,000 |
|
| その他 |
|
2,000 |
消耗品費の経費帳へ帳簿する時は、「摘要」に購入品目を記載します。文房具は現金で購入したため「現金」の欄に、電球はクレジット払いのため「その他」の欄に、それぞれ購入金額を記入します。
2.経費として仕訳できる勘定科目とは？
事業活動で使用した費用は、すべて経費として精算できるわけではありません。経費として仕訳できる項目もあれば、経費に計上できない項目もあります。
下記に、経費として認められる主な勘定科目を表にまとめました。
勘定
科目 |
内容 |
具体例 |
| 租税公課 |
法人税・所得税以外の税金に関する費用や公的な課金・負担金 |
印紙税、固定資産税、不動産取得税、自動車税、印鑑証明書の発行手数料、商工会議所などの会費 |
| 広告宣伝費 |
不特定多数に商品やサービスなどを広告・宣伝するための費用 |
新聞や雑誌広告などのメディア掲載料、パンフレット・チラシ・ウェブサイトの制作費など |
| 販売促進費 |
広告や宣伝よりも直接的に売上の拡大・販売促進にかかった費用 |
無料サンプルの費用、販促キャンペーンで制作した看板・店頭ポップの作成費用など |
| 修繕費 |
建物や機械などの固定資産を点検・管理・修繕するための費用 |
パソコンの修理代、事務所の改修費、自動車の修理代など |
| 人件費 |
労働の対価として社員に支払われる費用 |
給与、賞与、退職金、住宅手当・職務手当といった各種手当など |
| 福利厚生費 |
全社員を対象とした勤労意欲の向上が目的の制度に必要な費用 |
健康診断の費用、慶弔見舞金、慰安旅行費、社宅の賃料、通勤定期代など |
| 外注費 |
外部の業者に業務を発注した場合の費用 |
システム構築の費用、原稿料、デザイン料、電気工事費など |
| 減価償却費 |
長期にわたり使用する高額な資産に関して、その耐用年数に応じて計上できる費用 |
パソコン、コピー機、自動車、オフィスチェア、カメラなど |
| 消耗品費 |
10万円未満もしくは法廷耐用年数が1年未満の物品を購入した際の費用 |
パソコン周辺用品、電球、名刺、文房具、10万円未満のパソコンやオフィス家具など |
| 雑費 |
一時的・臨時的な費用や他の勘定科目に該当しない費用 |
ゴミ処理費用、引越し代金、クリーニング代など |
交際費
（接待交際費） |
取引先の接待費用、ビジネス関係者との関わりによって生じる費用 |
会議や打ち合わせが目的の飲食代、贈答品代、ビジネス関係者への香典・祝儀代、取引先とのゴルフ代など |
| 旅費交通費 |
業務上の必要があって公共交通機関や宿泊施設を利用した際の費用 |
電車賃、バス代、航空券、タクシー代、駐車場代、回数券、空港使用料、宿泊費など |
| 通信費 |
各種通信のためにかかる費用 |
電話料金、ファックス代、切手代、サーバー利用料、プロバイダー料金など |
| 新聞図書費 |
事業に活用することを目的に購入した刊行物の費用 |
専門書、図書カード、雑誌、業界誌、業界新聞、メルマガ、有料情報サイトなど |
事業活動と直接関係のない私物の購入費用や、法人税・法人住民税は経費として計上することはできません。もしも経費を不正に申告すると、税務署の調査が入り、ペナルティが課される恐れがあります。
追徴課税が課されることで莫大な納税額が発生するケースもあるため、適正な経費申告を心がけましょう。
3.経費の仕訳が難しい場合は記帳代行サービスがおすすめ
経費精算を自社で行う場合、経理の基礎知識だけでなく、会計・税務の専門知識が必要です。
経費は、税法上、経費として認められる対象が明確に定められています。決算時に誤って経費計上できないものを経費とした場合、脱税を行ったとして刑事罰の対象となる可能性もあります。また、経費計上できる項目をきちんと把握していないと、経費として精算しないことで税金を余計に支払うことになるなど、自社の不利益につながりかねません。
自社で経費の仕訳が難しい場合は、記帳代行サービスの利用がおすすめです。
記帳代行サービスを利用すれば、通帳のコピー、領収書、請求書などを渡すだけで、自社の要望に沿った形式で帳簿を作成してもらえます。経費として計上できるのか迷う場合でも、記帳のプロであるサービス業者が的確に対応してくれるため、経費精算に関して悩む必要はありません。
記帳代行サービスの利用は、作業時間やコストの削減だけでなく、適切な記帳による節税対策も期待できます。
経費精算以外の経理業務はもちろん、税務業務や労務管理をサポートしてくれる記帳代行サービスもあるため、会社経営に欠かせない業務で悩みごとがある時は、記帳代行サービスを活用しましょう。
まとめ
今回は経費精算における仕訳方法や、仕訳帳・経費帳への記帳方法、経費として計上できる勘定科目について解説しました。
経費精算をはじめとする経理業務は専門知識が必要です。経理の知識がない人が経費精算を行うのは決して簡単ではありません。とはいえ、税理士に依頼したり経験豊富な社員を雇ったりすると、費用がかかってしまいます。
経費精算にかかる手間やコストを削減するためには、記帳代行サービスがおすすめです。記帳代行サービスを利用すれば、経理や会計業務のことで悩む必要はありません。経費精算をアウトソーシングすることで節税対策が期待できるといった数多くのメリットがあるため、ぜひ記帳代行サービスを検討してみてください。
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