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経理代行とは?業務委託のメリット・サービス内容から導入時期まで

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企業活動を行う上で、決算書の作成や給与支払い、決算申告などお金の管理は欠かすことができません。社内に経理部など専門の部署を設けている企業も少なくないのではないでしょうか。

一方で、経理業務の中には、ルーティーン作業となっていて、誰でもできてしまうようなものも数多くあります。ルーティーンでできる業務で社員の時間を割いてしまうことは、非常に効率が悪いと言えます。

そこでこの記事では、こういった経理業務の効率を向上させる方法として企業向けのサービスである経理代行の利用について解説します。

1.経理代行とは|記帳代行との違いはあるの?

「経理代行」とは、その名の通り経理業務をその企業に代わって行うことです。主に、税理士もしくは経理代行会社によってサービスが展開されています。経理業務といっても、給与計算や各種振込・申し込み、年末調整などその内容は多岐にわたります。これらの業務の一部は、アウトソーシングが可能です。

一方で、経理代行とは別に「記帳代行」というサービスも存在します。記帳とは、入出金の記録を帳簿に記録する作業のことで、経理業務の1つです。

経理代行、記帳代行のどちらも企業がアウトソーシングして利用するものですが、経理代行は経理業務全般を、記帳代行は経理業務の1つである記帳を行うという点で違いがあります。契約を結ぶ前にどういった業務を請け負っているのかチェックしましょう。

1-1.経理代行のサービス内容

アウトソーシングが可能な経理業務の例としては以下のようなものがあります。

  • ・記帳
  • ・給与計算
  • ・売掛金・買掛金管理
  • ・決算・申告業務
  • ・年末調整業務
  • ・振込・支払業務 …etc.

ただし、申告業務の中には税務申告が含まれますが、税務申告は税理士しか行えません。そのため、依頼する代行業者によっては、別途税理士事務所に依頼しなければいけない場合もあります。別途税理士事務所に依頼することになったり、多くの業務を税理士に依頼する場合は、費用が高額になる可能性が高いため、税理士が在籍している代行業者を選ぶことをおすすめします。

経理代行は、経理の専門家が企業に代わって経理業務を行うため、企業としては安心して作業を任せることができます。社内に経理に詳しい社員が少ない・他部署業務と兼任している場合などは、効率よく会社運営を行うためには経理代行を依頼するメリットは大きいでしょう。

2.経理代行を依頼すると「コア・コンピタンス経営」が可能となる

経理代行を依頼することは、単純に経理職の作業量が減るということだけでなく、「コア・コンピタンス経営」を行うことが可能となります。

コア・コンピタンス経営とは、自社の核(コア)となる「他社にまねできないような技術や能力を磨き事業に注力することで競争力を高めていく」という経営方法です。コア・コンピタンス経営においては、他社との差別化を図っていくことになるため、誰でも簡単にできる作業に会社の資源を投入することは、競争力の維持・向上に寄与しません。

そこでここからは、このコア・コンピタンス経営を行うことのメリットと、この経営方法において重要となる「コア業務」・「ノンコア業務」について解説します。

2-1.コア・コンピタンス経営を経理業務に導入するメリット

コア・コンピタンス経営では、企業の成長源となる業務を「コア業務」、定型業務・専門知識が不要な業務など、会社の成長にあまり寄与しない業務の「ノンコア業務」としています。経理業務のうち、誰でもできるようなルーティーン業務は、コア・コンピタンス経営だと資源を割くべきではない「ノンコア業務」に分類されます。そこで利用したいのが経理代行となるわけです。

コア・コンピタンス経営を経理業務にも導入することで、以下のようなメリットが得られます。

  • ・業務プロセスの改善
  • ・会社経理の安定化
  • ・人件費の効率化

そもそもルーティーン作業は、やらなければならない必須業務である一方で、一度業務内容を覚えてしまえば、社内の人間ではなくても業務を完結することができます。そのためルーティーン業務に自社の人員を割くことは、社内のコア業務担当者が減るため競合との差別化・優位性を作り出すのに非効率だと言えます。
経理代行を導入することで、社員はルーティーン業務よりもコア業務に取り組むことができ、業務プロセスを改善することができます。

また、代行業者は経理の専門家であるため、例えば経理職の経験が浅い社員が作業を行うよりもスピーディーかつ正確に作業を行ってくれるため、ミスの削減を期待することができます。ミスが減れば、会社経理全体が安定します。

そして、経理職全体の業務量が減るため、経理業務のために契約社員を雇う必要がなくなるなど人件費を下げることができます。さらに、無駄な残業代を支払わなくて済むなどコストカットを期待することができます。

このように、業務の難易度・重要度が高くない業務をアウトソーシングすることで、社員に「時間」を生むことができ、会社が成長するために欠かせないコア業務に注力することができるようになります。

2-2.【経理業務のコア業務】投資戦略の展開と管理会計のノウハウ

経理業務の場合、以下のような業務がコア業務に該当します。

  • ・投資戦略の策定
  • ・予算の管理
  • ・管理会計
  • ・原価計算体系の設計 …etc.

これらのコア業務は、会社の将来に大きく関係してくるものであり、経理代行業者にアウトソーシングできるものではありません。自社の資源をしっかりと投資して取り組まなければいけない重要業務です。

さらに、コア業務を継続して取り組んでいくことでノウハウを蓄積することができ、そのノウハウが他社との違い・優位性を生み出すことにつながるため、自社で行う必要があります。

2-3.【経理業務のノンコア業務】過去の数字の整理

ノンコア業務は、例えば以下のような経理業務が挙げられます。

  • ・帳簿へのデータ入力
  • ・請求書の発行
  • ・取引先への支払い処理
  • ・経費の精算処理 …etc.

過去の数字の取りまとめを行う業務や、ルールに従って進めていく作業は、ノンコア業務となります。もちろんこれらの業務も欠かすことができないものですが、他社との差別化につながるかといったらそうではありません。

そのため、これらのノンコア業務に対しては、経理代行業へのアウトソーシングを行うことで企業経営にプラスの効果を期待することができます。

3.経理代行を導入すべきタイミング

それでは、経理代行を導入する場合、どのタイミングで利用し始めるのが良いのでしょうか。ここからは、経理代行を導入するタイミングとして、以下の3つを紹介します。

  • ・現在の経理担当者の退職時
  • ・現在の委託先とうまくいっていない・不満がある時
  • ・会社が成長を続けている時

いずれかに当てはまる場合は、経理代行サービスの依頼を検討してみましょう。

3-1.現在の経理担当者の退職時

企業において、社員が転職や定年に伴い退職することは珍しいことではありません。それは経理職でも同様です。

もし、経理担当者が退職することになっても、後任の採用がうまく進まない可能性ゼロではありません。また、ルーティーン業務ができるのは退職する経理担当者だけというケースもあるでしょう。

そのため、経理担当者の退職は、経理代行を始める1つのタイミングとなります。経理代行であれば、後任が見つからなくてもそのまま利用することができるほか、経理の専門家であるため、間違いなく正確に問題なくこなすことができます。

ただし、経理の専門家といっても、業務内容の引き継ぎなどは必要となるため、経理担当者の退職がわかったら早めに依頼するようにしましょう。

3-2.現在の委託先とうまくいっていない・不満がある時

すでに経理代行を利用している場合、もしくは税務申告を税理士に依頼している場合で、委託先との関係がうまくいっていない時は、新たな経理代行に依頼するタイミングとなります。

経理代行が経理の専門家といっても、サービスの質には違いがあり、中には質の低い仕事しかできない業者もあります。そういった業者を利用していて、サービスに不満がある時などは1つのきっかけになるでしょう。

3-3.会社が成長を続けている時

会社が成長段階にあり、経理のルーティーン業務に人員を割きたくない、社員数がまだ多くないという場合、経理代行を利用するタイミングだと言えます。

また、同じく成長途中にあり、会社抱える課題を解決するための人員が必要なため、経理業務に人が回せないという場合も経理代行を利用した方が良いと言えるでしょう。

このように、会社が成長している時は、まず売り上げをアップさせることが重要となるため、経理業務にまで人員を割かない方が資金を有意義に使用することができます。そもそも人員不足となっている可能性もあるため、経理代行の利用を検討するようにしましょう。

これに対して、会社がある程度安定し始め、社内で経理部門を立ち上げたい、経理ができる人材を育てたいという状況になれば、経理業務を自社に移行しても良いでしょう。

まとめ

会社のお金を管理する経理業務は、会社経営には欠かせません。一方で、経理の業務には重要度は低いけれどやらなければいけないノンコア業務も多く存在するため、非効率的な側面もあります。

社員の時間を会社の成長基板となる業務に資金・人員を投入するためにも、経理代行を利用することは1つの選択肢となるでしょう。料金こそかかりますが、経理代行の利用によってトータルコスト削減や業務効率化といったメリットを享受することも可能です。

経理代行のサービス利用を通して、自社の成長・競合優位を作り出せる業務改善を行いましょう。

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