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記帳代行とは?サービス内容と費用相場・依頼先の特徴まで

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記帳代行とは

 

正確に税金を申告するため、日々の取引で発生する売上や経費などを会計帳簿に記録して
いく作業が「記帳」です。

「どれが経費になるのか分からない…」
「賃借対照表ってどうやって作るの?」

記帳作業を経営者本人が行っている場合も少なくありません。しかし専門知識が必要な記
帳作業は難しく、本業の仕事に支障が出るくらい時間を取られてしまっている方も多いの
ではないでしょうか。

「記帳代行」というサービスを利用すると、煩雑な記帳業務をプロに行ってもらうことが
可能です。当記事では、記帳代行のサービス内容を中心に、依頼する方法やメリット、依
頼前にやっておくべき行動についてご紹介します。

 

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目次

 

1. 記帳代行とは?利用すべきケースと費用相場

記帳代行とは、領収書の計算や仕訳など、経理業務・会計業務を代行するサービスのこと
です。記帳代行は、金銭的・時間的なコストカットが図れる非常に魅力的なサービスです
が、利用するためにはまず記帳代行について詳しく知っておく必要があります。
記帳代行のサービス内容とそれを利用すべきケース、費用相場について見ていきましょう。 

1-1. 記帳代行のサービス内容

記帳代行サービスを利用すると、利用していない時と比較して、毎月仕訳に必要な書類を
送るだけで帳簿の作成を行ってもらえます。 記帳代行という業務自体は特別な資格が、
必要ありません。そのため、記帳代行を提供している人としては、税理士事務所や会計事
務所・元税理士事務所職員・記帳代行を専門に行っている業者など多岐に渡ります。

記帳代行サービスを利用した際の流れは以下の通りです。

①毎月の通帳コピー・領収書・請求書・注文書・契約申込書などを用意する
②用意した証ひょうを記帳代行業者に送る
③提出した書類をもとに、代行業者が1ヶ月ごとの記帳を行う(帳簿作成)
④記帳された計算結果(仕訳データ・会計データ)を確認する
⑤修正する箇所があれば訂正を行う

毎月、代行業者から納品される帳簿資料は残高試算表や仕訳帳です。決算期には、損益計
算書・貸借対照表も送られる場合もあります。記帳代行を依頼した税理士・業者によって、
記帳代行業務として作成する資料は異なるため、自分が作成してほしい資料を作ってもら
えるか事前に確認する必要があります。

1-2. 記帳代行の利用が適しているケース

記帳代行サービスの利用が適しているのは、どのような場合でしょうか。記帳代行を依頼
するメリットから、利用に適したケースが見えてきます。まずは記帳代行を依頼する3つ
のメリットをご説明します。

①手間を省いて時間を節約できる
専門知識が必要な記帳作業はとても時間がかかります。記帳代行業者に依頼することで、
今まで記帳に使っていた時間を節約し、他の業務にあてることが可能です。

②大幅なコスト削減
一般的に記帳作業は経理担当者が会計ソフトなどを使用して行いますが、安価な記帳代行
サービスを活用すれば、人件費や会計ソフト代などのコストを大幅にカットすることがで
きます。

③手続きが簡素
依頼者が行うことは、通帳コピーや領収書、請求書、入金記録などを記帳代行業者に送る
だけです。それだけの手間で毎月の計算結果が戻ってくるため、経営状態も簡単に把握で
きます。

つまり、次のような方が記帳代行業者に依頼することが適していると言えます。

・簿記や会計に関する知識が乏しい方
・記帳業務に多くの時間を割いている方
・記帳業務にかかるコストを削減したい方

1-3. 記帳代行の費用はどれくらいかかる?

記帳代行の料金は「仕訳数」によって変動することが一般的です。仕訳とは通帳であれば
1行を1仕訳、請求書や領収書、伝票であれば1枚を1仕訳とします。会社の業種や規模によっ
て、証ひょうの枚数は異なりますので、仕訳数は当然変動します。

料金形態としては、主に下記2つのどちらかを使われることがほとんどです。

・仕訳数によって「基本料金」があり、基本料金内の仕訳数を超えると、追加料金が発生する料金形態
・1つの仕訳に単価があり、「仕訳数の総数×1仕訳単価」で計算する料金形態

費用相場としては、下記のようになります。

・「基本料金」がある料金形態 → 200仕訳で2万~2万5千円程度
・「仕訳数の総数×1仕訳単価」の料金形態 → 1仕訳単価50~100円程度

ただし、依頼側の業種や経営状況などによって料金は変動します。予算の都合がある場合
は、依頼前にあらかじめ相談してみると良いでしょう。

 

2. 記帳代行を依頼する方法は2つ|それぞれの特徴とメリット

記帳代行を依頼する方法には、「税理士に依頼する」もしくは「記帳代行業者に依頼する」
という2つのパターンがあります。自分の会社の状況に合っているのは、どちらなのかを
見極めることが必要です。税理士と記帳代行業者に依頼する場合、それぞれの特徴とメリッ
トをご紹介します。

2-1. 税理士に頼む方法

税理士に記帳代行を依頼したい場合、決算申告などを依頼している顧問税理士に記帳代行
を頼む方法が挙げられます。必ずしも顧問税理士に記帳代行を依頼する必要はないため、
自分の会社と合うと判断した税理士事務所に依頼することも可能です。税理士に記帳代行
を頼む場合、ある程度の仕訳数(月間100仕訳など)からの受注となるため、記帳代行業
者よりも相場が高くなることが一般的です。

税理士と記帳代行業者との大きな違いとして、税理士に依頼した場合決算申告の代行まで
お願いできるという点が挙げられます。税務申告は税理士か納税者本人しか行えないと定
められているため、記帳代行業者へ依頼している場合、税務申告書への記載などの業務は
代行業者が提携している税理士などに別途依頼することとなります。

顧問税理士に依頼する場合は、記帳から申告まで一括で依頼できるため、「自社のことを
よく知っている税理士が決算申告まで行ってくれる」という信頼感があります。

2-2. 記帳代行業者に頼む方法

記帳業者は行政書士などが請け負っている場合や、資格はなくともスキルのある業者が請
け負っている場合など様々です。多くの記帳代行業者があるため、税理士に依頼する場合
と同じく、料金・条件等についてしっかりと話を聞いたうえで、自分の会社に合った代行
業者に依頼する必要があります。

記帳代行業者は記帳だけを行う業者もあれば、決算申告も含めて代行してくれる業者もあ
ります。決算申告まで行ってくれる代行業者は、決算申告を税理士に委託している・業者
内に税理士資格保持者がいるかのどちらかとなります。

記帳代行業者のメリットとして、直接、税理士に依頼する場合と比較して「費用が安価」
「業者を容易に変更できる」の2点が挙げられます。代行業者には税理士より少ない仕訳
数からでも依頼することが可能なため、取引数が少ない個人事業主でも依頼しやすいです。
記帳代行は、1ヶ月単位での契約であったりするため、業者の対応に不満を感じた場合、
すぐに他の業者に変更できます。  

 

3. 記帳代行を業者に依頼する前にやっておきたい4つの行動

記帳代行業者は、税理士に依頼する場合と比較してコストカットを実現でき、自社に合わ
なければ容易に業者の変更ができるという大きなメリットがあります。

記帳代行を依頼するなら、ぜひ活用したい記帳代行業者ですが、税理士とは違うからこそ
注意しておきたい点もあります。代行業務を依頼した後で「こんなはずじゃなかった」と
後悔しないように、代行業者を選ぶ際に行っておきたい4つの行動をご紹介します。

3-1. 決算申告は税理士資格を持った人が行うのか確認する

記帳代行業者に依頼する場合、決算申告まで代理で行ってくれる業者を選ぶこともあるで
しょう。決算申告まで行ってもらう業者と契約する際、最も確認しておきたいことは「誰
が決算申告を行うのか」という点です。決算申告は納税者本人か税理士資格を持っている
人しか行うことができず、資格を持っていない人が行うと違法となります。

・誰が申告を行うのか
・業者が申告を行う場合は、税理士資格を持っているのか

以上の2点をしっかりと確認し、違法行為を行っている業者は選ばないようにしましょう。

業者によっては「決算申告の書類に、納税者の名前を書いて書類を出す」と提案してくる
場合もあります。しかし、業者が納税者の名前を名乗って申告することも違法行為にあた
るため、注意が必要です。

3-2. 価格設定のサービス内容・内訳を確認する

記帳代行業者は、税理士に依頼する場合の設定金額より安いのが魅力ですが、設定されて
いる料金だけでサービスが受けられるわけではありません。仕訳数やオプションの有無に
より金額が変動するため、料金面の条件をしっかり確認しておくことが大事です。

最終的に税理士に依頼するより高くついてしまった、という事態を避けるために、行って
ほしい内容を代行業者にきちんと伝えて、契約前には一度見積もりを提示してもらうよう
にしましょう。

3-3. 契約解除の条件を確認する

業者の変更が容易であることが、代行業者に依頼するメリットです。しかし、業者によっ
ては「1年間は解約ができない」というように、契約期間が定められている場合もあり、
途中解約ができない・もしくは途中解約はできるが違約金が発生するというケースも考え
られます。

契約する前に、「契約解除の条件」「契約期間」について確認することが大事です。解約
条件がついている場合には、それが妥当なものかどうか自身でしっかりと判断し、納得が
いく場合のみ契約するようにしましょう。

3-4. 秘密保持契約の有無を確認する

税理士は守秘義務について法律上明記されていますが、代行業者には、法的に守秘義務が
定められていません。つまり代行業者は「業務上知りえた秘密事項を他に漏らしても罰則
がない」ということです。

記帳代行のために業者に預ける書類のほとんどは会社の機密事項にあたります。契約書に
秘密保持義務を明記して、リスク回避策をとっておくことが大切になります。預けていた
書類を業者が紛失するなど、トラブルが起きた際の対処法についても、事前に確認してお
くと安心です。

 

まとめ

記帳代行についての説明と、記帳代行は税理士に頼むことも代行業者に頼むこともできる
ことを説明してきました。代行業者に依頼する場合、違法行為を行う業者が、紛れている
可能性もあるため、充分に注意してください。「何が違法行為に当たるのか」の知識を持っ
て代行業者と契約することが大切です。

税理士や代行業者によってサービス内容や料金は様々なので、しっかりと契約条件を確認
し、自社にとって最も適している税理士・業者を選択してください。

 
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