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記帳代行とは|費用相場・依頼方法から業者の選び方まで解説

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事業者にとって必須の記帳作業は、経理担当者だけでなく、経営者自身が作業している場合も珍しくありません。
しかし、専門知識が要求される記帳作業は、本業の妨げになることや人件費がかかることもあり、頭を悩ますことが多い業務です。

そこで今回は、記帳代行の利用が適しているケースと費用相場、依頼する方法やメリット・デメリットについて解説します。
契約後に後悔しないための、業者を選ぶポイントについても解説するため、記帳代行を検討している人は参考にしてください。

1.記帳代行とは

記帳代行とは、事業者であれば必須となった記帳業務を、記帳代行業者や税理士などが代わりに行うサービスを指します。

そもそも「記帳」とは、領収書の仕訳や計算といった帳簿作成業務のことです。
決算申告の要となることから、企業や個人事業主にとって重要な業務のひとつです。

また、日常的に記帳を行っていれば、現在の経営状況を数値として随時把握でき、今後の経営方針を練る判断材料となるでしょう。

なお、以前であれば、記帳は特定の条件を満たした事業者のみが義務とされていました。 しかし、平成26年からはすべての事業者に対して記帳業務・保存が義務付けられています。

記帳代行を依頼することで、面倒な記帳作業を丸投げできるだけでなく、税理士からのアドバイスも受けられる可能性があります。
ここからは、記帳代行の利用が適しているケースと依頼の費用相場を、詳しく説明します。

1-1.記帳代行の利用が適しているケース

記帳代行の利用が適しているケースは、主に以下の4種類があります。

◯本業が忙しく、記帳業務を行っている時間がない
記帳業務には、多くの時間と専門的な知識が欠かせません。
本業が忙しい場合、記帳代行業者に依頼することで時間の節約が可能です。

◯経理担当者が退職し、経理が行えるスタッフがいない
退職者以外のスタッフが経理を行えなかった場合、次のスタッフを補充するまでの間は記帳業務がストップしてしまいます。
記帳代行業者に依頼することで、業務の空白期間ができません。

◯経理業務を行えるスタッフを採用できない/教育できない
スタッフを採用したくても応募が来ないことや、社内に経理業務を教育できるスタッフがいないこともあります。
そのような場合も、記帳代行業者に必要な期間だけ依頼することが可能です。

◯経理にかかる人件費を減らしたい
一般的に、記帳代行にかかる依頼費用は、会計ソフトを用意して経理担当者を雇用するよりも、比較的安価で済みます。
そのため、記帳代行業者を活用することで、会計ソフト代や人件費の削減が可能です。

1-2.記帳代行の費用相場

記帳代行にかかる費用相場は、依頼する仕訳数によって料金が決まることがほとんどです。
仕訳数は、通帳や請求書などの、証憑書類をもとにして算出されます。

記帳代行の料金形態には、下記2種類の内どちらかの計算方法を使用されることが一般的です。

  • ・一定の仕訳数ごとに基本の月額料金を設定し、仕訳数の段階ごとに料金を加算する
  • ・1仕訳あたりの単価が設定されており、「1仕訳単価×仕訳件数分」で計算する

業者によって異なりますが、おおよその費用相場は下記のようになります。

基本の月額料金が設定されている場合

200仕訳あたり 25,000円程度

仕訳数ごとの加算料金

50仕訳ごと 6,250円程度

1仕訳単価×仕訳件数分の場合

1仕訳あたり 50~100円程度

上記金額の他、初期登録料やファイリング料などがかかることもあります。
また、依頼者側の経営状態や業種で料金が変動する場合もあるため、事前に確認しましょう。

2.記帳代行業者や税理士に依頼するメリット・デメリット

外部に記帳代行を委託する場合、依頼方法は主に「税理士に依頼」と「記帳代行業者に依頼」の2つが候補に挙がるでしょう。

ここでは、税理士に依頼する場合と記帳代行業者に依頼する場合、それぞれの概要やメリット・デメリットを解説します。
双方を比較し、どちらが自分の会社の状況に合っているかを吟味しましょう。

2-1.記帳代行業者に依頼する場合

記帳代行業者は、記帳のみを請け負う業者と、決算申告も同時に請け負ってくれる業者に分かれます。
さまざまな記帳代行業者があるため、業務内容や料金、条件などに関して、詳細に確認した上で依頼する業者を見極めましょう。

【業者に記帳代行を依頼するメリット】

〇費用を抑えられる

税理士と比較して、記帳代行業者の料金相場は安めです。
記帳代行のみを外注したい場合は、専門業者に依頼した方がコスト削減につながります。

〇1ヶ月単位で契約できる(他の業者に変更しやすい/一時的に利用できる)

記帳代行業者との契約期間は、1ヶ月単位であることが一般的です。
そのため、業者との相性が悪いと感じた場合や、対応に満足できなかった場合、早々に依頼先を変更することができます。
他にも、経理業務に割ける社内のリソースが一時的に不足した場合などに、不足している数ヶ月間だけ利用することも可能です。

【業者に記帳代行を依頼するデメリット】

〇決算申告など記帳代行以外の依頼はできない

税理士の場合、記帳代行から決算申告まで対応してもらえるケースが多いですが、記帳代行業者の場合は、言葉通り記帳代行のみの依頼となります。
税務署類の作成や、税務申告の代理は税理士のみにしかできないため、決算申告までお願いしたい方は税理士のほうがいいといえるでしょう。

〇税金面のアドバイスが受けられない

記帳代行業者は記帳代行業務に特化しているため、税金面のコンサルティングは受けらないことが一般的です。
節税のアドバイスは税理士の独占業務のひとつになるので、税務相談をしたい方は税理士へ依頼しましょう。

2-2.税理士に依頼する場合

すでに顧問税理士がいる場合は、税理士に記帳代行も依頼する人も多くいます。
ただし、顧問税理士との契約内容や条件が自社と折り合わなければ、他の税理士事務所を探すことも可能です。

【税理士に記帳代行を依頼するメリット】

◯記帳代行から決算申告まで一貫して依頼できる

税務署類を作成したり、税務申告の代理を務めたりすることは、税理士にのみ許されています。
ほとんどの税理士が、記帳代行から決算申告までをセットで引き受けてくれるため、代行業者と税理士を個別に探す手間が省けます。

◯節税のアドバイスを受けられる

税理士の独占業務のひとつである税務相談を利用することで、節税のアドバイスを受けることも可能です。
決算書作成の段階で、税理士が会社の会計データ入力作業の際に収支状況を把握できれば、特別償却などの節税に関する的確なアドバイスを受けられるでしょう。

【税理士に記帳代行を依頼するデメリット】

◯費用がかかってしまう

記帳代行業者への依頼と比較して、税理士の料金相場は高めです。
税理士へ依頼する場合、契約内容には寄りますが記帳代行以外の業務も依頼することができる分、記帳代行業者への依頼より高くなってしま場合があります。
記帳代行のみの対応を行っているか確認してみましょう。

〇契約期間の調整がしづらい

記帳代行業者との契約期間は、一般的に1ヶ月単位が多いです。
ただ、税理士へ依頼する場合は年間契約や6ヶ月契約などの契約期間を設けていることが多く、対応に不満があった場合や相性が合わないと感じた場合に、すぐに依頼先を変更することが難しくなります。

3.記帳代行業者を選ぶときのポイント

記帳代行業者には、自社との相性が悪ければ簡単に業者を変えられて、税理士に依頼するよりも安価で済むというメリットがあります。
利用しやすい反面、税理士と異なるからこそ、いくつかの点に注意しなければなりません。

最後に、記帳代行業者を選ぶ際のポイントについて解説します。

3-1.違法な業者に注意する

記帳代行を依頼する際は、納税者本人や税理士以外が決算申告や年末調整を行うと、税理士法に違反してしまうことに注意が必要です。

例え納税者本人や税理士の署名捺印がされていても、税理士資格を持たない業者が書類を作成して申告することは違法行為となります。
決算申告や年末調整の依頼もする場合は、税理士法人と提携している業者を選びましょう。

3-2.情報漏えいに注意する

法律によって税理士には守秘義務が定められていますが、代行業者にはそのような法律上の規定がありません。

記帳のために代行業者に渡す書類の大半には、会社の機密事項が記載されています。
情報漏えいなどのトラブルを防止するためにも、契約書などに会社の機密を保持する義務を明記することが大切です。
記帳代行を依頼する際は、守秘義務を守れる業者を選びましょう。

3-3.価格設定に注意する

代行業者の中には、価格設定が複雑な場合があります。
仕訳数やオプション以外にも、さまざまな条件付けで価格が変動する場合、当初の想定よりも高くついてしまうことがあるため、注意が必要です。

契約前に料金を確認することや、見積もりを取ることはもちろん、価格設定自体が明瞭な業者を選びましょう。

「ライト・コミュニケーションズ」であれば、ここまでに挙げた3つのポイントをすべてクリアできます。

ライト・コミュニケーションズにおける記帳代行の特徴
  • ・税理士法人と提携している
  • ・契約条項に機密保持の条項が設けられている
  • ・価格設定が明瞭である

ライト・コミュニケーションズは「ライト税理士法人」と提携しているため、所属税理士が決算申告や年末調整も代行可能です。
また、サービスの約款自体に機密保持が明記されている上、さらに別途で契約することもできます。
料金も仕訳数をもとに分かりやすく設定されており、依頼者の業種や売上高などで料金が変動することはありません。

相談自体は無料なため、記帳代行の導入を検討している人は一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。

4.サービスについての基本的な流れ

ここからは、記帳代行サービスを利用する際の基本的な流れを紹介します。
ライト・コミュニケーションズに記帳代行を依頼したいと考えている場合は、ぜひ参考にしてください。

STEP1:ライト・コミュニケーションズに相談する

まずは電話もしくは当サイトのメールフォームから相談しましょう。
営業担当者が詳しい状況をヒアリングします。

STEP2:月末に証憑を締める

ライト・コミュニケーションズに記帳代行を依頼する場合は、月末に証憑を締めましょう。預金通帳や領収書など、記帳代行に必要となる証憑は基本的に毎月同じです。

STEP3:月初に証憑を受け渡す

月末に締めた証憑は、翌月5日頃にライト・コミュニケーションズに渡します。
証憑が間に合わない場合は、受け渡し時期を相談することが可能です。

STEP4:会計帳簿が納品される

証憑の入力や月次残高チェックが終わったら、証憑の受け渡しから最短5営業日で会計帳簿が納品され、記帳代行は完了となります。

ライト・コミュニケーションズに依頼すれば、帳簿作成にかかる手間や時間を省くことが可能です。相談のみの連絡も受け付けているため、記帳に関して困っている場合は一度ライト・コミュニケーションズへ問い合わせてみましょう。

5.料金表

■記帳代行料金

月額記帳料
仕訳数 料金(税別)
200仕訳まで 25,000円
200仕訳以降 50仕訳ごとに、6,250円

月額債権債務管理料
仕訳数 料金(税別)
200仕訳まで 2,000円
200仕訳以降 50仕訳ごとに、500円

■月額記帳料の料金例(税別)

月200仕訳までの場合
仕訳数 料金(税別)
月額記帳料 25,000円
月額債権債務管理料 2,000円
コンサルティング(オプション) 10,000円

月280仕訳の場合
仕訳数 料金(税別)
月額記帳料 37,500円
月額債権債務管理料 3,000円
コンサルティング(オプション) 10,000円

月520仕訳の場合
仕訳数 料金(税別)
月額記帳料 68,750円
月額債権債務管理料 5,500円
コンサルティング(オプション) 10,000円

まとめ

記帳代行の基本知識と依頼方法、記帳代行業者選びのポイントについて解説しました。

記帳は決算申告や、経営判断の材料にもなる重要な作業です。
代行業者に頼む場合、税理士に頼む場合、どちらにもメリットとデメリットが存在します。記帳代行を依頼する場合は、違法業者や情報漏えいの被害を受けないよう、契約内容や提携先などを確認することが大切です。

記帳代行を依頼するか迷っているときは、無料で相談を受け付けている業者や税理士に相談してみましょう。

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