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個人事業主の方は、2月中旬～3月中旬になると確定申告を行う必要があります。確定申告とは、所得にかかる税金を計算をし、税務署へ支払いをするための手続きです。
この記事では、確定申告の中でも、青色申告よりも簡単に手続きができる白色申告の記帳義務や帳簿の書き方について解説していきます。確定申告直前になって焦ることがないよう、帳簿のつけ方を確認しておきましょう。
1.確定申告には「青色申告」と「白色申告」がある
一年間の所得を計算・申告し、所得に関する税金を収めるために必要な確定申告は「青色申告」と「白色申告」の2つに分けられます。
白色申告は青色申告に比べて簡単に確定申告を行えるため、初心者向けと表現されることがあります。これは白色申告が、承認申請書の事前手続きが必要なく、また「単式簿記」というシンプルな記帳方法で手続きを行えるためです。
ただし、青色申告特有の特典を受けることはできません。
1-1.企業における経理業務の必要性
白色申告を選ぶことは、青色申告特有の特典を受けられないこと以上にメリットがあります。ここからは、白色申告を選ぶ3つのメリットについて具体的に紹介していきます。
1-1-1.帳簿を簡単に作成できる（単式簿記）
白色申告は、単式簿記での申請が認められており、手間がかかりません。単式簿記は、1回の取引において1つの項目（お金の増減）だけを記録する方法で、家計簿をつけるようなイメージです。
一方、青色申告は複式簿記での申請になるため、手間がかかります。複式簿記は、1回の取引において2つ以上の項目（借方＝経費の増加、貸方＝資産の減少）を記録する方法です。青色申告にのみ必要な総勘定元帳と仕訳帳は複式簿記でしか作成できません。お金の流れを見るだけではなく、収支が発生した原因も表せますが、簿記や経理の知識がなければ難しいでしょう。
経理関係の知識の有無に関わらず、比較的簡単に申告書を作成できることが白色申告を選ぶメリットの1つとなっています。
1-1-2.手続きに必要な書類が少ない
申告のために用意すべき書類が少ないことも白色申告を選ぶメリットです。
白色申告に必要な書類は、確定申告書Bと収支内訳書です。帳簿の経費欄を「収支内訳書」と同じ区分にしておけば、あとで転記する際に便利です。書類はこちらからダウンロードできます。
一方、青色申告には確定申告書Bに加え、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表が必要になります。財務諸表は複式簿記での作成が必須です。
なお作成した書類は、確定申告期間中（翌年2月16日～3月15日）に税務署へ提出します。期日とその年の土日祝日とが重なる場合は、日程が後ろにずれます。2020年の確定申告期間は、2月17日（月）～3月16日（月）となっているため注意しましょう。
1-1-3.事前に手続きをする必要がない
青色申告を行うには、定められた期限内に税務署へ承認申請書を事前提出する必要があります。
参考：国税庁 所得税の青色申告承認申請手続
一方、白色申告は事前手続きの必要がありません。何もしなければ自動的に白色申告の扱いになります。
1-2.青色申告には特典がある
一方で青色申告は手続きが煩雑な分、白色申告にはない優遇措置を受けることができます。
1-2-1.最高65万円の特別控除
青色申告をした場合に適用される所得控除のことを青色申告特別控除と言います。事業により生じた課税所得から最大で65万円控除されるため、節税対策になります。白色申告をした場合よりも納める税金が少なくて済むということです。
1-2-2.3年間の赤字繰り越し
青色申告では、赤字額（全額）を3年に渡って繰り越すことができます。1年目が赤字であったとしても、2年目3年目が黒字であった場合、赤字額を黒字額から差し引くことで、黒次年度の税金を抑えることが可能です。白色申告では赤字額のうち、「変動所得の損失金額」「被災事業用資産の損失金額」のみの繰り越しになります。
1-2-3.30万円の償却資産の特例
青色申告では、少額減価償却資産の特例が受けられます。
通常、長期（※国税庁「耐用年数表」）にわたって利用できる10万円以上の高価なものを購入した場合には、数年にわたって少しずつ経費計上しなければなりません。この仕組みを減価償却と言います。
しかしこの特例を受けることで、30万円未満のものであれば、それを購入した年に経費として全額計上することが可能になり、節税対策になります。
1-2-4.家族への給与を経費として扱える
青色申告では、条件を満たせば、事業を手伝ってくれる家族への給与を全額経費として計上することができます。
2.白色申告の記帳・記録保存義務について
白色申告では、記帳および書類の保管が義務づけられています。申告に必要な事項を帳簿に記録し、帳簿や取引を裏付ける書類（領収書など）を保存しておかなければなりません。
なお、帳簿自体を提出する必要はありません。確定申告で提出するのは、帳簿の内容をもとに作成した確定申告書類です。
2-1.帳簿付け（記帳）をする必要がある
白色申告を行う際は、収入金額や必要経費などを記載した帳簿を作成しておく必要があります。白色申告における帳簿は、一つ一つの取引ごとではなく一日の合計金額をまとめて記載するなど、簡易な方法で記帳することが可能です。
2-2.帳簿書類を保管しておく必要がある
収入金額や必要経費を記載した帳簿および取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存しておく必要があります。
帳簿
| 保存が必要なもの |
保存期間 |
| 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） |
7年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） |
5年 |
書類
| 保存が必要なもの |
保存期間 |
| 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 |
5年 |
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 |
5年 |
（
引用元：国税庁 白色申告者の記帳・記録保存制度）
2-3.帳簿をつけていないとどうなる？
記帳および書類の保管をしなかった場合、それだけで罰則を受けることはありません。
しかし税務調査が入った場合に帳簿が用意できていないと、収入・経費を証明できず、本来ならば払う必要のなかった税金まで支払いが求められることがあります。
推計課税への対抗と収支管理のために、記帳・記録をしておきましょう。
3.白色申告の帳簿の書き方
帳簿の種類・様式の規定は特にありませんが、所得の金額を正確に計算できるよう、収入金額や必要経費について「取引の年月日」「金額」「相手先」「内容」を記帳する必要があります。
収入金額は「売上」と「雑収入等」、必要経費は「仕入」「経費」に区分して記録します。
区分について、詳しくは国税庁HP「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」をご確認ください。
保管している書類により取引内容を確認できる場合には、日々の合計金額を一括して記載することが認められています。
3-1.記帳は定期的に行うのがベスト
確定申告直前で一気に帳簿を作成すると、抜け漏れの発生や、すでに内容を忘れてしまっている恐れがあります。毎日は大変ですが、1週間に1度など自分で区切りを決めて定期的に記帳しておきましょう。
3-2.手書きやエクセルで帳簿を作成する方法
先述した項目についての表を作成し、請求書・領収書等を確認しながら記録していきます。
手書きやエクセルで帳簿を作成する場合は、正しく入力できているか念入りに確認しましょう。
パソコンがない場合は手書きでも問題ありません。簡易帳簿というノートも市販されているため、手書きの方が記載しやすい場合は購入を検討してみると良いでしょう。
エクセルで作成する場合は、自分で表を作成するのも良いですが、インターネット上で公開されているエクセルテンプレートなどを使用することでより手間が省けるでしょう。
3-3.会計ソフト・アプリで帳簿を作成する方法
会計ソフトで帳簿付けをすれば、必要な提出書類も自動作成することができ、それを印刷すればそのまま税務署へ提出できます。知識がなくてもガイドにしたがって必要箇所を埋めるだけで作成できるため簡単です。
現在は無料の会計ソフトから、機能性の高い会計アプリまで多様な商品があるため、必要な機能を吟味した上でご自身に合った会計ソフトを選びましょう。
3-4.帳簿は原則紙ベースで保存する事
会計ソフトやエクセルで帳簿を作成した場合でも、後日改ざんできてしまうデータでの保存ではなく、印刷して紙として保存しておく必要があります。
実際には、税務調査が入る段階で印刷する方法も許されているのが現状のようですが、原則的には紙ベースでの保存が必要なため帳簿データは印刷して保管しておきましょう。
まとめ
白色申告は、そこまで売上が多くない方や細かな帳簿をつけるのが面倒という方におすすめです。青色申告に比べて簡単な白色申告ですが、どうしても苦手・時間がないという方は税理士などプロに記帳代行をお願いすることもできます。
帳簿を記帳・記録し、事業に関するお金の動きを管理しておくことで、きちんと納税を行いましょう。
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